Nee natuurlijk ben je geen dummie. Maar voor het gemak doen we hier alsof en tonen we je de 10 stappen die nodig zijn om zzp’er te worden.
In 5 stappen heb je de (verplichte) basis op orde om te starten als zzp’er:
- Kies een naam en omschrijf jouw diensten
- Kies je rechtsvorm
- Meld je aan bij de Kamer van Koophandel
- Regel je zaken met de Belastingdienst
- Maak een exploitatiebegroting en zet een eenvoudige financiële administratie op
Met deze 5 extra stappen ben je er helemaal klaar voor:
- Bepaal je uurtarief
- Denk na over je marketing & acquisitie
- Bouw aan je netwerk
- Regel je verzekeringen
- Maak basisdocumenten en processen
1 – Kies een naam en omschrijf jouw diensten
Hoe beter je weet waarmee jij de markt op gaat, hoe gemakkelijker je een naam zult kunnen kiezen. Beide heb je nodig om te beginnen als zzp’er.
Tip
Veel zzp’ers houden hun naam en omschrijving van diensten generiek, bijvoorbeeld ‘Heleen Jansen, voor advies en projecten’. Dat kan handig zijn als je nog niet precies weet wat je gaat doen. Beter is een omschrijving te maken die direct helder maakt waarvoor opdrachtgevers je kunnen inhuren. Overigens kiezen veel zzp’ers gewoon voor hun eigen naam als bedrijfsnaam. De belangrijkste ‘waar’ ben je immers zelf.
2 – Kies je rechtsvorm
Freelance en zzp zijn géén wettelijke rechtsvorm. De meest gebruikelijke rechtsvorm voor zzp’ers is een eenmanszaak. Je kunt ook kiezen voor een BV of, als je met iemand gaat samenwerken, een VOF. Overigens is een BV vaak pas zinvol als je meer dan 100.000 à 150.000 euro per jaar omzet, maar dat kan veranderen als de vennootschapsbelasting straks omlaag gaat. De Kamer van Koophandel (KvK) heeft een handig overzicht van de verschillende rechtsvormen.
3 – Meld je aan bij de Kamer van Koophandel
Weet je je bedrijfsnaam, wat je gaat aanbieden en heb je een rechtsvorm gekozen, dan kun je richting Kamer van Koophandel. Met de inschrijving van je eenmanszaak is direct je aanvraag btw-nummer geregeld.
Stap 4 – Regel je zaken met de belastingdienst
Wil je zzp’er worden, regel dan deze twee dingen bij de belastingdienst:
- Meld je aan als ondernemer bij de belastingdienst tenzij je een eenmanszaak of vof bent begonnen. Voor deze rechtsvormen volstaat aanmelding bij de KvK. Kies je voor een andere rechtsvorm, bijvoorbeeld een BV, meld dit dan aan de belastingdienst.
- Als zzp’er ben je samen met een opdrachtgever verantwoordelijk voor de fiscale gevolgen van jullie arbeidsrelatie. Als je als zzp’er bijvoorbeeld interim werk doet, kan dit veel weghebben van een verkapt dienstverband. Er kan dan discussie ontstaan over het betalen van allerlei premies en je mist in dat geval aftrekposten. Om dat te vermijden kan het verstandig zijn een modelovereenkomst te gebruiken. De belastingdienst heeft een overzicht met modelovereenkomsten waar je uit kunt putten.
Tip
Je bent voor de belastingdienst pas ondernemer als je meer dan 1225 uur per jaar aan/in je bedrijf werkt en (financieel) risico loopt. Pas dan profiteer je van bepaalde aftrekposten.
5 – Zet een eenvoudige financiële administratie op
En houd ‘m consequent bij! Het bijhouden van een financiële administratie is verplicht. Je zult een keer per kwartaal aangifte BTW moeten doen dus je hebt zelf ook baat bij een goed overzicht van je inkomsten en uitgaven. Er is veel voordelige en soms zelfs gratis software beschikbaar waarmee je een duidelijk overzicht hanteert en zelfs je inkomende en uitgaande facturen organiseert. Daarnaast is het echt slim om een eenvoudige exploitatiebegroting te maken. Neem hierin je kosten op en je verwachte inkomsten. Zo zie je wat je winst wordt/kan worden en toets je meteen of je het gewenste inkomen kunt halen.
Tip: zet in je factuur direct een betaallink. Die worden vaker en sneller betaald.
(artikel gaat verder onder infographic).
6 – Bepaal je (uur)tarief
Uit je exploitatiebegroting rolt vaak een (uur)tarief. In die begroting zie je wat er gebeurt als je je tarief verhoogt of verlaagt. Een op het oog kleine verhoging of verlaging kan echt veel verschil maken in je uiteindelijke omzet en winst. Wees dus niet te gemakkelijk in het naar beneden aanpassen van je tarief, omdat je bang bent anders geen werk te krijgen…
Wel is het handig om uit te zoeken wat het gangbare (uur)tarief is in jouw sector of beroep. Het gangbare uurtarief is erg afhankelijk van sector en ervaring.
Tip
Bepaal je ondergrens. Je zult af en toe in situaties belanden waarin opdrachtgevers je vragen iets aan je prijs te doen. Dan is het lekker als je al weet tot welk minimum tarief je wilt gaan. Bedenk ook alvast wanneer je wel wilt zakken met je uurtarief. Dat zou bijvoorbeeld prima kunnen als je veel uren voor een opdrachtgever maakt of als een opdracht is zo goed is voor je cv, dat het uurtarief ondergeschikt is.
7 – Denk na over marketing & acquisitie
Bedenk welke marketinginvestering je wilt, kunt en moet doen. Een website laten bouwen is lang niet altijd nodig. Ben je bijvoorbeeld interimmer of freelancer dan kom je met een goed LinkedIn profiel ook al ver. Het enige dat je je kunt bedenken is dat een LinkedIn profiel nooit echt van jou is, maar van LinkedIn. Je hebt dus niet voor 100% de regie. Een eigen website is wel helemaal van jou en toont precies dat wat jij wilt laten zien. Met een eigen website maak je ook meer kans op vindbaarheid in Google als je het goed aanpakt.
Old school, maar toch vaak handig is een visitekaartje. Zeker als je geen doorsnee kaartje neemt bij die firma wiens naam met een V. begint. Mooie visitekaartjes kun je heel voordelig maken op de (Engelse) site van Moo. Of je al meteen een logo of huisstijl nodig hebt is ook de vraag. Dat hangt sterk af van je plannen en beschikbare budget. Een professionele vormgeving zorgt er wel voor dat jij ook professioneler overkomt. Aan jou om te bepalen hoe belangrijk dat is.
Tip
Claim een Google Mijn Bedrijf pagina. Dat kost niets en je bedrijf komt in beeld als mensen je bedrijfsnaam googelen. Ook qua vindbaarheid heeft deze bedrijfspagina voordelen. Je kunt er zelfs een soort van website mee maken.
8 – Bouw aan je netwerk
Het is nooit te laat om te beginnen met het uitbouwen en verstevigen van je netwerk. Laat relaties weten dat je deze stap zet en wat jij mogelijk voor hen kunt betekenen. Dat vergroot de kans dat zij aan je denken als zich een gerelateerde vraag of situatie voordoet.
Tip
LinkedIn is een uitgelezen plek om banden met oude contacten aan te halen en om met nieuwe mensen dat contact te leggen. Zorg dat je profiel helemaal op orde is en kijk regelmatig wat je connecties doen en reageer. Zo kom en blijf je in beeld.
9 – Regel je verzekeringen
Het is bekend dat veel zzp’ers niet of onderverzekerd zijn, terwijl de kans reëel is dat er een keer iets vervelends gebeurt. Wat je nodig hebt hangt af van je situatie, je buffer en andere vangnetten. Maar denk aan:
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
In sommige beroepen ben je als zzp’er of interimmer voor de gevolgen van je werkzaamheden. Als je opdrachtgever schade lijdt doordat je een fout maakt, kan hij de schade op je verhalen. Dat kan grote financiële consequenties hebben. - Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
Stel dat je iets stukmaakt bij een klant. Een beroep op je particuliere WA-verzekering zal je in deze situatie niet helpen: immers, je hebt de schade veroorzaakt als ondernemer! Handig om je voor te verzekeren en het kost de kop niet. - Arbeidsongeschiktheidsverzekering
Als ondernemer kan je niet terugvallen op een uitkering als je ziek bent. Je moet dan zelf in je inkomen voorzien. Je moet voor jezelf nagaan óf en zo ja hoe lang je dit inkomensrisico kunt en wilt dragen. Arbeidsongeschiktheidsverzekeringen zijn er in soorten en maten. Sommige dekken in principe alles, andere verzekeringen dekken alleen ongelukken en ziekten die als calamiteit gezien worden. Je kunt ook kiezen voor een broodfonds, waarin een groep ondernemer elkaars risico afdekt.
We schreven een uitgebreid artikel over verzekeringen voor zzp’ers, met tips om weloverwogen te beslissen welke verzekering je wel en niet wilt afsluiten.
10 – Basisdocumenten en processen
Zorg voor goede Algemene Voorwaarden en stuur die mee met contracten. Het is ook handig om een sjabloon voor een contract en/of Overeenkomst van Opdracht te maken. Bied je een x aantal services of producten aan, dan kun je overwegen om voor jezelf een prijslijst te maken en een offertesjabloon. Zo kun je snel en gestandaardiseerd offertes uitbrengen.
Terugkerende processen verschillen per zzp’er, maar iedereen moet een financiële administratie hebben, btw-aangifte doen en inkomstenbelasting betalen. Dus bedenk voor die processen in ieder geval een werkwijze.
